Pedoman Pengelolaan Akses pada Portal Drive Lembaga
1. Prinsip Dasar
- Portal Drive hanya untuk keperluan kelembagaan, bukan penyimpanan pribadi.
- Akses diberikan berdasarkan tugas, fungsi, dan jabatan (role-based), bukan permintaan individu.
- File yang disimpan harus bersifat resmi, dan terkait kegiatan unit kerja.
- File dalam Bentuk Dokumen (bukan file multimedia).
- Dosen/staf yang membutuhkan penyimpanan pribadi diarahkan ke layanan personal (mis. Google Drive pribadi, OneDrive).
2. Kategori Pengguna yang Diperbolehkan
A. Level Institusi (Rektorat)
- Akses: Biro, Pimpinan, Arsiparis, admin resmi.
- Jenis akses: Full access pada folder tingkat institusi; menyetujui permintaan struktur baru.
B. Fakultas / Satuan Kerja
- Akses: Dekan, Wakil Dekan, Subbag, Admin Fakultas, Arsiparis, atau yang ditunjuk
- Jenis akses: Full pada folder fakultas;
C. Program Studi
- Akses: Kaprodi, Sekprodi, Admin Prodi, atau yang ditunjuk.
- Jenis akses: Kelola penuh folder prodi;
D. Unit Teknis / Lembaga Pendukung
- Akses disesuaikan kebutuhan unit (mis. LPM, SPI dll).
3. Kategori Pengguna yang Tidak Diperbolehkan
- Dosen perorangan untuk file pribadi atau penelitian individu (gunakan layanan personal).
- Mahasiswa — kecuali ada folder publik/khusus yang disetujui.
- Pihak eksternal tanpa kontrak/izin resmi.
- Pengguna tanpa fungsi struktural/administratif.
4. Aturan Penggunaan
- Wajib gunakan akun resmi lembaga (akun institusi) untuk semua aktivitas di Portal Drive.
- Dilarang menyimpan dokumen pribadi, data ujian, penelitian pribadi, foto pribadi, file installer atau backup personal.
- Perubahan struktur folder dapat dilakukan oleh masing-masing role
- Penghapusan file penting adalah tanggung jawab masing-masign pengguna dan terkam dalam log aktivitas.
Jenis Role & Hak Akses
| Role | Siapa | Hak Akses |
|---|---|---|
| Super Admin | TIPD / Admin Pusat | Full access semua folder; konfigurasi sistem |
Solusi untuk Permintaan Penyimpanan Dosen
"Portal Drive Lembaga diperuntukkan bagi dokumen resmi unit kerja. Untuk penyimpanan pribadi atau penelitian individual, silakan gunakan Google Drive pribadi atau layanan penyimpanan personal lain. Jika ingin berbagi hasil kegiatan resmi, ajukan folder ‘Kolaborasi Dosen’ melalui admin prodi."
Flow Pengajuan Akses
- Unit mengusulkan user ke TIPD (form online, email resmi, atau kontak personil).
- Verifikasi jabatan & kebutuhan akses oleh TIPD.
- TIPD memberikan role sesuai kategori & mendokumentasikan di log akses.
- Tinjauan akses dilakukan setiap 3 bulan (review dan revokasi jika perlu).